Exchange Online – 会議室の定期的な予定が重複しても辞退されないようにする

会議室の定期的な予定を作成する際、1 件でも既存の予定と重複すると、定期的な予定全体がキャンセルされる動作となります。

例えば、4 月の毎週月曜日 10:00 ~ 11:00 に部署の定例ミーティングを行うことになり、会議室に定期的な予定を送信したとします。このとき、すでに 4 月の第 3 月曜日に会議室の予定が登録されている場合、第 3 月曜日の予定だけがキャンセルされるのではなく、定期的な予定がキャンセルされてしまいます。

Microsoft 365 管理者は会議室の定期的な予定が登録済みの予定と重複しても、すべてキャンセルされないよう設定変更が可能です。

設定方法

管理者モードの PowerShell を利用し、個々の会議室に対して行います。

事前準備

1. Exchange Online に接続するための準備として、以下のコマンドレットを実行します。

   Set-ExecutionPolicy RemoteSigned -Scope Process

   

2. Exchange Online モジュールをインストールしていない場合は、インストールを行います。

   Install-Module ExchangeOnlineManagement -Force -Allowclobber

   

Exchange Online への設定

1. Exchange Online に接続します。

   Connect-ExchangeOnline

   管理者アカウントとパスワードを入力し Microsoft 365 にサインインしてください。

   

2. 議室の重複予約を設定するコマンドレットを実行します。

   Set-CalendarProcessing -identity <会議室のメールアドレス> -AutomateProcessing AutoAccept -MaximumConflictInstances "重複を許可する最大数" -ConflictPercentageAllowed "重複を許可する割合の最大値" -AllowConflicts $False

   パラメーター名	概要	おすすめ設定値
   Identity	設定を行う会議室を指定	会議室のメールアドレス (例 Room01@365demo1.com)
   AutomateProcessing	自動承認のオン/オフ	AutoAccept (自動承認を行う)
   MaximumConflictInstances	会議室予約時、重複を許可する最大数	100 (定期的な予約で99件までの重複予約を許可する)
   ConflictPercentageAllowed	会議室予約時、重複を許可する割合の最大値	100 (定期的な予約で重複率 99 %までの重複予約を許可する)
   AllowConflicts	重複予定の許可設定	$False (上2つの設定を行う場合、$False を指定する必要がある)

【おすすめ設定値を反映したコマンドレット】

Set-CalendarProcessing -identity room01@365demo1.com -AutomateProcessing AutoAccept -MaximumConflictInstances 100 -ConflictPercentageAllowed 100 -AllowConflicts $False

MaximumConflictInstances と ConflictPercentageAllowed は分かりづらいため、定期的な予定で 10 件の予定が作成された場合を例にして解説します。

-MaximumConflictInstances 3 の場合

• 重複した予定が 2 件以下 : 残り 8 件の予定は登録される
• 重複した予定が 3 件以上 : 10 件すべての予定が却下 (定期的な予定自体が却下)

-ConflictPercentageAllowed 40 の場合

10 件予定が作成される場合、1 件あたりの割合は 10 % です。

• 重複した予定が 3 件以下 (重複率 30 % 以下) : 残り 7 件の予定は登録される
• 重複した予定が 4 件以上 (重複率 40 % 以上) : 10 件すべての予定が却下 (定期的な予定自体が却下)
  

-MaximumConflictInstances 2 -ConflictPercentageAllowed 30 の場合

• 重複した予定が 1 件以下 (重複率 10 % 以下) : 残り 9 件の予定は登録
• 重複した予定が 2 件以上 (重複率 20 % 以上) : MaximumConflictInstancesの設定に該当するため、10 件すべての予定が却下 (定期的な予定自体が却下)
  

-MaximumConflictInstances 5 -ConflictPercentageAllowed 30 の場合

• 重複した予定が 2 件以下 (重複率 20 % 以下) : 残り 8 件の予定は登録
• 重複した予定が 3 件以上 (重複率 30 % 以上) : ConflictPercentageAllowed の設定に該当するため、10 件すべての予定が却下 (定期的な予定自体が却下)

設定値の理解は少し複雑ですが、MaximumConflictInstances と ConflictPercentageAllowed の値を 100 に設定することで、重複予約数が 100 件以上、または重複率が 100 % にならない限り、定期的な予定が却下されることはありません。

動作確認

会議室の定期的な予定を作成します。その予定の重複件数や割合が設定値を超えなければ、会議室の予約者に予約承諾メールが送信されます。予定重複のために登録できなかった予定がある場合は、その予定の辞退メールも送信されます。

承諾メール

承諾メールには、登録できなかった予定が記載されています。

辞退メール

辞退された予定の数に応じて、辞退メールが送信されます。上図の場合、2 通送信されます。

【4 月 14 日の辞退メール】

【4 月 28 日の辞退メール】