SharePoint で「ファイル要求機能」が利用できるように！

2023年 2 月頃に SharePoint でもファイルの要求機能が利用できるようになりました。

OneDrive では以前から利用できましたが、開発プロジェクトの成果物やイベント開催時の写真・動画の受領など、メールで送受信できないほどの大きなサイズのファイルを他企業の方から受領しなければいけない時など…

そんなときに利用できる機能です。

利用できるかどうか確認

まず自社組織のテナントでこの機能が利用できる状態かどうかを確認してみましょう。
SharePoint ライブラリで、フォルダーの操作メニューに [ファイルを要求する] メニューが表示されている場合はファイル要求機能が利用できる状態です。

この機能を SharePoint で利用するには以下に示す 2 つの条件を満たす必要があります。

SharePoint 管理センターの [ポリシー] – [共有] の外部共有セクションで SharePoint が「すべてのユーザー」になっていること。

ファイル要求機能が有効化されていること。

※ 現在有効化には PowerShell による設定が必要です。以下は、SharePoint Online Management Shell を利用する内容です。

テナントに接続します。
//xxxx 部分を自テナントにしてください
Connect-SPOService -Url https://xxxx-admin.sharepoint.com
現在の設定を確認します。

Get-SPOTenant | Select-Object CoreRequestFIlesLinkEnabled

機能が無効の場合、以下の様に ”False” が返ってくる。
機能を有効にします。
Set-SPOTenant -CoreRequestFIlesLinkEnabled $True

これで PowerShell による事前設定は完了です。ライブラリ内に作成したフォルダーを選択した状態で、操作メニューを確認すると、[ファイルを要求する] メニューが増えていることが確認できます。

では使ってみましょう。

メールなどで受信したリンクを開く。
次のような画面が表示されるため、送付したいファイルを選択。
ファイルを選択すると次のような画面が表示されます。
匿名ユーザーは名前を記入する場所がでてきます。姓名を入力し [アップロード] ボタンをクリック。
アップロードのプログレスバーが表示され、完了を通知するダイアログが表示されます。
連続して複数ファイルを送付したい場合は、[さらにアップロード] をクリックします。ない場合は、そのままウィンドウを閉じましょう。

送信者側の作業はこれで完了です！送信者側には SharePoint 内の情報はまったく表示されませんでしたね。※ dev00 は検証に利用したチームサイトのサイト名です。

ファイル要求を行った受信用フォルダーをひらいて確認しましょう。更新者が「ゲスト投稿者」になっているファイルが保存されています。送信者が設定した姓名はファイル名のプレフィックスになるようですね。

最後に特徴を整理してみました

利用上の注意点

いかがでしょうか。OneDrive のみでも十分便利な機能でしたが、SharePoint ライブラリを利用することで「すぐに共有可能」という点、大きなメリットに感じますよね！

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